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お役立ちコラム

第1回 財務会計・販売管理システムの3つの壁


●中小企業が必ず遭遇する壁=リスクとは?


中小企業が必ず遭遇する壁=リスクとは?財務会計・販売管理システムを導入している企業の多くは、自社の業務効率の向上と業務への集中を実践するために財務会計・販売管理システムを導入する。 企業の業種・業態や規模によってその財務会計・販売管理システムの用途や機能が異なるため一概には決められないが、財務会計・販売管理システムの導入には必ず乗り越えなければならない壁がある。

そこで今回は、これから財務会計・販売管理システムの導入を前提に、特に中小企業の皆様が必ず遭遇するその壁=リスクとはいったい何なのか、そしてそのリスクを何と引き換えに考えるか? 財務会計・販売管理システムの導入に際してリスクをいかに軽減できるかの助役になればと思う。


●財務会計・販売管理システムの導入に伴うリスク


財務会計・販売管理システムの導入に伴うリスク今までの社内の業務効率の不便さを財務会計・販売管理システムの導入により改善できると想像して検討に入る。


そして、財務会計・販売管理ソフトの選定をすべく調査に入るのだが、財務会計・販売管理ソフトウェアを自社で開発することは一般的にほぼ皆無に等しいため、自社にあった財務会計・販売管理ソフトウェアを十分な検討の上選択して頂くことを推奨する。


その一方で財務会計・販売管理ソフトウェアの多くはインフラを含む環境構築を伴い、その上で正常に動作する。環境構築の大きなウエイトはサーバハードウェアの導入が前提にあり、サーバハードウェアの構成要素としてサーバOSやデータベースなどが存在する。 しかし、サーバハードウェアの選択にはその善し悪しの判断ができないほど選択肢が多く、また細かい部品の名前が見積書に当たり前のように項目として挙がっている。しかも、眼が飛び出るほど高い。

 

●1つめの壁・・・「サーバの導入選定」のリスク


<ほしいのはサーバじゃないのに・・・・>


1つめの壁・・・「サーバの導入選定」のリスクここにまず、財務会計・販売管理システム導入までに乗り越える壁のひとつ、サーバの導入選定である。


サーバの導入はそのスペックが高い、低い、拡張性、冗長性様々な観点から選択をする必要があり、 万が一を想定して高価なサーバを選択すれば費用との見合いが合わなくなるし、最低限として低いサーバを 選択すれば万が一の場合に何ら対応ができなくなることがある。

いわばバランスと言われればそれまでだが、一般的に選択肢を判断できるほどの知識は持ち合わせていないのが現実である。


●2つめの壁・・・「維持管理」のリスク


2つめの壁・・・「維持管理」のリスクふたつめの壁、それは<維持管理> というリスクを抱えること。 中小企業の多くは、情報システムの専任担当者を置くケースはほとんど少ない。


この導入段階で誰が この財務会計・販売管理システムを管理するのかという全体的な方向性を導きだすことで、おのずと財務会計・販売管理ソフトの選定からサーバ選定、ネットワーク等の導入のための全体的な費用、導入後の維持費用、人的リソースの割り当てなどが決まる。


しかし、多くの企業では導入後の維持費用、または人的リソースに対する費用は全くといっていいほど予算にはない。また社内で設置する場合には特にファシリティ面で苦労することが往々にしてある。 サーバが常時稼動するための電源の確保、空調、設置するためのスペース、セキュリティ上安全な管理、ビル停電におけるその対応。その他設置するだけでもクリアするべき点が多々ある。


もちろん、担当者で机の下や事務所の隅などに無造作に設置されているケースは無論論外である。 このように維持管理には予算的な側面と設置するための環境を用意して導入しなくてはならないということである。

 

●3つめの壁・・・「財務会計・販売管理システム停止」のリスク


3つめの壁・・・「財務会計・販売管理システム停止」のリスクそして最後に3つ目の壁、万が一財務会計・販売管理システムが停止したら・・・・・ 3つ目の万が一については、当然あってほしくない出来事ではあるが、相手は機械。古くもなるし、常に稼動しているわけで、停止しない保証は一切ない。


もちろん、災害等のリスクへの対応も考えられるが一般的に財務会計・販売管理システムが停止する理由に、サーバハードウェアの障害がその理由にある。 この場合、当然サーバハードウェアの購入元に連絡するのだが、障害機器のサポートや切り分けその他復旧に至るまでの所要時間がまったく見えない。


そして、最悪の場合重要なデータが紛失してしまうケースも想定される。こんなことはあってはならない。そのために財務会計・販売管理システムの導入の際には万が一のケースを想定して最大限のリスク対応計画を構築しておくことが重要となる。


また、最近では、SaaS(ソフトウェア・アズ・ア・サービス)、PaaS(プラットフォーム・アズ・ア・サービス)などといった言葉が目に入るが、これはソフトウェアからサーバ環境までを自社で所有することなくサービスとして利用するという形態である。 少なくとも財務会計・販売管理システムの維持管理方法や万が一財務会計・販売管理システムが停止した場合のリスクヘッジのひとつであり、選択肢であることは間違いない。


しかし、残念ながら現時点では財務会計・販売管理ソフトにおけるSaaSラインナップの選択肢は少数であり、自社の財務会計・販売管理にマッチする財務会計・販売管理ソフトが選択できるかは疑問である。

 

●3つの壁を乗り越えるには・・・

 

4gates組織図では、上記の3つの壁=リスクを乗り越えるための施策や方法はないのか?


その壁を乗り越えるには、財務会計・販売管理システムのサーバハードウェアを所有することなく、維持管理するためのリソースをアウトソースし、万が一リスクに対応できる安心感を持つということ。


弊社で現在サービスを行っている『セキュアキーパー4Gates』は、財務会計・販売管理システムのホスティングサービスとして、お客様が選択した財務会計・販売管理ソフトを預かるサービスを行っている。


これにより、サーバハードウェアを所有することなく、維持管理をアウトソースできて、データセンター設備で運用されている安心感を売りにサービスを提供している。


このような財務会計・販売管理システムの導入に対して弊社がお手伝いできることは、サービスを通してお客様に業務効率の向上と業務への集中を選択して頂くことを目指している。


弊社サービスについては、ひとつの手段でしかないが、財務会計・販売管理システムのホスティングサービスという全く新たなサービスが中小企業の皆様の一助として役立ってもらうことを願っている。

 

 

 




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